欢迎来到 惠州天奕活动策划婚礼庆典公司
如何筹备一场会议?
栏目:策划攻略 发布时间:2020-04-18 19:46:32
如何筹备一场会议?
(一)会议总体方案制订 会议方案一般由以下内容组成:会议名称、背景(导人)、宗旨(指导思想)、议题(主题与专题)、议程(时间、地点、流程),组织机构(举办单位、大体分工),与会人员(规模、代表构成),经费预算(支出项目、来源)、宣传安排(会前、会中、会后),会场布置、会议成果运用、会务进度安排、其他事项说明(主讲嘉宾简介、特邀领导介绍、会议场地要求等)。
(二)会务机构设置与人员配备 会议一般设会务领导小组,领导小组成员由会议举办单位领导挂名,便于进行动员、组织、协调和监督。下设若干会务工作小组,各工作小组的设置及分工根据会议的规模大小、规格高低、时间长短及内容安排来确定。通常500人以上的会议,可设秘书、联络、宣传、保卫、内务、外勤、后勤服务等工作小组,每小组配备工作人员4~7名(工作人员的总数,一般可比照会议参会代表人数,并兼顾工作效率,按4%~7%的比例配置);200~500人的会议,可设秘书(材料、宣传),内务(报到、后勤服务),外勤(联络、接待、保卫)等工作小组,每小组配备工作人员3~9名(工作人员可按参会代表总数5%~8%的比例配置,代表人数递增,工作人员的配备比例递减);50~200人的会议,可设秘书、会务两个工作小组,每小组配备工作人员2~8名(工作人员总数可按参会代表人数6%~9%的比例配置,代表人数递减,工作人员的配备比例递增)。各工作小组的工作量相对饱和,组与组之间分工明晰、权责匹配、信息对称、运转同步、相互补位、无缝衔接。
如何筹备一场会议?(图1)